Digitalizacija poslovnih procesov in njeni koraki

Digitalizacija poslovnih procesov se pogosto omenja kot eden najučinkovitejših načinov, kako lahko podjetja izkoristijo nastajajoče tehnologije za posodobitev obstoječih procesov in okrepitev svoje konkurenčnosti. In tako je tudi res. Imajo velik vpliv na rast in poslovanje podjetij. 

 

 

 

 

Kaj je digitalizacija? 

Digitizacija, digitalizacija in digitalna transformacija so izrazi, ki se pogosto uporabljajo izmenično. Skupaj zagotavljajo kontekst in jasnost za podjetja, ki se želijo razviti v resnično digitalne organizacije ali še izboljšati svoj status. A čeprav so ti pojmi povezani, niso sinonimi, zato je razumevanje razlike ključno za razvoj in izvajanje učinkovite in trajne strategije digitalne preobrazbe.

 

 

• Digitizacija

 

Je pretvorba analognih informacij – na primer zvokov, slik in besedila – v digitalno obliko, ki jo je mogoče obdelati z računalniki ter do nje dostopati in z njo manipulirati.

 

 

• Digitalizacija

 

Uporablja digitalizacijo kot del širšega sklopa ciljev, osredotočenih na doseganje digitalne pismenosti, zmogljivosti in rasti. Digitalizacija vpliva na procese:

• poskuša zagotoviti ali povečati konkurenčno prednost z uporabo digitalnih tehnologij
• presega zgolj pretvorbo analognih virov podatkov in vključuje digitalizacijo poslovnih procesov
• osredotoča se na ustvarjanje dodatne vrednosti in več prihodkov s posodobitvijo poslovnih modelov

 

 

• Digitalna transformacija

 

Vpliva na organizacije kot celoto. Gre za celovit pristop, ki združuje več pobud z uporabo digitalizacije, digitalizacije in nastajajočih tehnologij, da bi organizaciji pomagal preiti iz preddigitalnega (ali zgodnjega digitalnega) stanja v zrel digitalni poslovni model. Digitalna preobrazba sledi časovnemu načrtu, ki je deloma določen s spoznanji, pridobljenimi z avtomatizacijo in optimizacijo procesov.

 

Pobude bodo verjetno vključevale spremembo in optimizacijo poslovnih procesov za izboljšanje operativne učinkovitosti ter ustvarjanje večjih prihrankov in vrednosti. 

 

Dejansko je ena od glavnih usmeritev številnih pobud za digitalno preobrazbo ponovna osredotočenost na finance, računovodstvo in nabavo kot vire vrednosti s pomočjo strateških vpogledov, odločanja na podlagi podatkov in kritičnih izboljšav ne le obstoječih procesov, temveč tudi izdelkov, izkušenj strank in dobavne verige podjetja.

 

Razumevanje razlik med temi pogostimi izrazi ne le olajša orientacijo v razpravah o njih, temveč tudi pravilno prepoznavanje in izkoriščanje digitalizacije kot ključnega prvega koraka v veliko bolj ambicioznem procesu digitalne preobrazbe.

 

Zakaj je digitalizacija poslovnih procesov pomembna?

Glede na dokazane koristi, ki jih prinaša že osnovna digitalizacija – odprava papirja, zmanjšanje količine odpadkov, nižji stroški, bolj strateško usmerjeno osebje itd. – ni težko razumeti, zakaj si podjetja vseh velikosti in vrst dejavno prizadevajo zanjo. 

 

Vendar pa digitalizacija podatkov in poslovnih procesov pomeni več kot le avtomatizacijo obstoječih delovnih procesov. Sama opredelitev digitalizacije poslovnih procesov se širi, saj se organizacije zavedajo, da odprava ročnih procesov in analognega shranjevanja podatkov prinaša koristi, ki so privlačne tako za notranje kot zunanje deležnike.

 

Poleg spremembe načina dela je digitalizacija postala bistvena ne le za racionalizacijo notranjih procesov, temveč tudi za doseganje večjega zadovoljstva strank z zagotavljanjem dobreuporabniške izkušnje. Stranke namreč pričakujejo izjemno uporabniško izkušnjo in neizpolnjevanje teh pričakovanj neposredno ali posredno, je lahko usodno za podjetja.

 

Prednosti avtomatizacije/digitalizacije delovnih procesov:

• skrajša čas dela
• odpravi človeške napake
• zagotovi izboljšano integracijo več vmesnikov in virov podatkov v realnem času
• omogoča hitrejše odločanje
• omogoča brezhibno sledenje uspešnosti
• inoviranje novih izdelkov, storitev in poslovnih modelov.

 

Avtomatizacija in digitalizacija delovnih procesov izboljšujeta sodelovanje in komunikacijo med ekipami, člani ekip in poslovnimi enotami. 

 

Enake koristi prinaša tudi pri sodelovanju s prodajalci in komuniciranju s strankami, zlasti pri zbiranju in analizi vpogledov v stranke na podlagi uporabniških izkušenj.

 

Navsezadnje je digitalizacija podatkov in nato digitalizacija procesov s podporo teh podatkov prvi korak k temu, da postanete podjetje, ki je popolnoma digitalno. So ključnega pomena za zagotavljanje izboljšanih izkušenj za vaše prodajalce in stranke ter med vašimi notranjimi ekipami in poslovnimi enotami.

 

Koraki digitalizacije poslovnih procesov

Prestavitev analognih procesov iz hladnega okolja v topel objem digitalne hitrosti, natančnosti in učinkovitosti zahteva skrbnost in načrtovanje. Svojo pot digitalizacije poslovnih procesov lahko pričnete s temi preprostimi koraki: 

 

 

• Razumevanje različnih vrst poslovnih procesov

 

Vse poslovne procese lahko strnemo v skupnost medsebojno povezanih nalog, ki so potrebne za dosego določenega cilja. V poslovnem kontekstu so tri najpogostejše vrste procesov:

• Operativni postopki
• Postopki vodenja
• Postopki podpore

 

Določitev vrste obstoječega procesa, ki ga digitalizirate (ali novih procesov, ki jih razvijate), vam bo olajšala integracijo z izbranim naborom programskih orodij.

 

 

• Izberite ustrezno digitalno platformo

 

Ne glede na to, ali želite skrajšati čas obdelave v sistemu za izdajanje računov ali razvijate portal za prodajalce, ki vam bo pomagal izboljšati učinkovitost, potrebujete dostop do posebnih orodij. 

 

Izbira celovite, namenske rešitve v oblaku, kot je program ODOS je: 

• Zagotavlja izenačen, vlogam prilagojen dostop do podatkov v realnem času z namiznih računalnikov in mobilnih naprav 
• Poenostavlja avtomatizacijo procesov ter odpravlja človeške napake in potrebo po človeškem posredovanju pri  zamudnih in obsežnih opravilih
• Omogoča dostop do zmogljivih orodij za analizo, s katerimi pridobivate uporabne vpoglede, ki izboljšujejo sprejemanje odločitev, strateško načrtovanje in poslovno agilnost
• Omogoča modularni pristop, s katerim digitalizacijo procesov razširite tako, da ustreza organizacijskim virom in splošnim ciljem digitalne preobrazbe
• Odpravlja papir, zmanjšuje količino odpadkov ter zmanjšuje IT in okoljski odtis vaše organizacije

 

 

• Določite in dokumentirajte svoje cilje

 

Ko se odločate za digitalizacijo poslovnih procesov, pred začetkom določite idealen rezultat oz. vaš končni cilj. Nato določite korake, ki so potrebni za dosego tega cilja, ter priložnosti za digitalizacijo in optimizacijo procesov pri tem. Pogosto je pametno najprej upoštevati uporabnika.

 

Katere delovne procese lahko digitaliziramo?

Preprost odgovor je: vse. Čisto vse delovne procese v podjetju je možno digitalizirati. Samo potrebno je opredeliti:

• strategijo digitalizacije delovnih procesov
• strategijo splošne digitalizacije poslovanja
• določiti finančni budget 
• narediti analizo poslovanja podjetja
• določiti kateri procesi so najbolj pomembni in dalšji za izvesti

 

Zato so nam v pomoč pri digitalizaciji delovnih procesov različni sistemi, kot je že zkoraj omenjen, program ODOS. Program ODOS je bil razvit znotraj podjetja PIA, informacijski sistemi in storitve, za pomoč pri napredku in digitalni transformaciji podjetij. 

 

Znotraj sistema ODOS obstojajo moduli, ki so pomoč pri optimizaciji in digitalizaciji delovnih procesov. Nekateri moduli so: 

• Nabava
• Projektno vodenje
• Vzorčna notranja pravila
• Potni nalogi
• Potrjevanje prejetih računov
• Sestanki
• VIP (obvladovanje vhodne in izhodne pošte , vključuje arhiviranje)
• Odsotnosti
• Kadrovske mape
• itd.

 

Namig!

Za več informacij si preberite članek: Katere so 3 stvar, ki jih moramo uvesti pri poslovanju podjetja?