Katere so 3 stvari, ki jih moramo uvesti pri poslovanju podjetja?
Poslovanje podjetja je zahteven zalogaj. Veliko ljudi spregleda pomembne točke poslovanja svojega podjetja in posledično podjetja ne poslujejo vedno uspešno.
Članek bo govoril o:
- pomenu pojma potni nalogi
- zakaj je pomembno arhiviranje, kaj to je in njegova digitalizacija
- zakaj je potrebno imeti notranja pravila postavljena v podjetju
(tc)
Kaj so potni nalogi?
Potni nalogi so listine s katerimi dokazujemo veljavnost poslovnega potovanja, kam in kako smo poslovno potovali, itd.
Kdaj moramo izdati potni nalog za poslovna potovanja?
Podjetje mora izdati potni nalog vsakemu zaposlenemu, ki je na poslovni poti. Nalog je lahko izdan v fizični ali digitalni obliki.
Čeprav se sedaj vedno več potnih nalogov izdaja v digitalni obliki.
Potni nalogi se izdajajo za vsako poslovno pot, edine izjeme so zaposleni, ki veliko poslovno potujejo – tukaj lahko se izdajo mesečni potni nalogi.
Kako izpolniti potne naloge za poslovne poti?
Potni nalog in kalkulacija porabljenih stroškov med poslovno potjo morajo biti izpolnjeni pravilno. Kalkulacije tudi potrebujejo zraven priložene dokaze in račune, ki so v povezavi s poslovno potjo – prevoz, prenočišče.
To lahko tudi dokažete z drugimi dokumenti. Na podlagi vega, nato zaposleni dobi vse nastale stroške povrnjene. Stroški morajo biti povrnjeni na osebni bančni račun zaposlenega.
Nepravilno izpolnjeni potni nalogi
Če pristojne službe odkrijejo napake pri izpolnjevanju lahko pride do oglobitve podjetja. Inšpekcija vas lahko oglobi v primeru če:
- potni nalog ni pravilno izpolnjen
- ne izračunate stroškov poslovne poti
- če napišete lažne podatke v potni nalog (na primer: zapravljanja za druge stvari, ampak te stroške označite kakor potni nalog, vendar je to lažni podatek)
Koliko časa moramo obdržati potni nalog?
Vsako podjetje mora potni nalog shraniti za 10 let. Hraniti ga mora v fizični obliki ali digitalni obliki. Po želji lahko tudi v obeh oblikah. Ampak to naredite samo če želite imeti več dela 😉
Arhiviranje in njegov pomen
Pojem arhiviranje pomeni praksa varnega ohranjanja neaktivnih informacij v digitalni in papirni obliki, ki jih ne uporabljate več redno, za dolgoročno hrambo.
Takšni podatki so še vedno pomembni za podjetja in jih je potrebno hraniti za prihodnjo uporabo.
Ko se podjetje širi, ustvarja več podatkov, ki jih je treba skrbno vzdrževati in spremljati, da jih lahko ustrezno uporabimo. Spremljanje teh arhivskih podatkov je lahko velik in težak zalogaj za organizacije, ki še nikoli niso uvedle sistema.
Organizacije in podjetja uporabljajo arhiviranje dokumentov za izpolnjevanje obveznosti hrambe informacij in zagotavljanje, da so arhivski podatki na voljo, ko so potrebni.
Na primer, v primeru nesoglasja glede poslovne dejavnosti, pogodbe ali finančne transakcije je mogoče pridobiti arhivske dokumente, pomembne za to vprašanje. Na takšen način so vsi dokumenti dostopni v samo parih sekundah. Vse je na dotiku roke.
Dobro upravljanje arhivov vključuje več kot le hrambo informacij za zgodovinske in akademske namene. Pomena arhivov pri dobrem upravljanju ni mogoče preceniti.
Razlog, zakaj so arhivi pomembni, je, da so koristi arhiviranja ogromne in igrajo pomembno vlogo pri uspehu poslovanja podjetja.
Arhiviranje pomaga organizacijam zmanjšati izgubo podatkov, zmanjšati operativne stroške, izboljšati varnost dokumentov, povečati skladnost z različnimi zakoni in predpisi ter zagotoviti revizijo in pravno dokazilo v primeru pravnega ali revizijskega incidenta.
V pojem arhiviranje spadajo tudi zajem in shranjevanje različnih gradiv ter vhodne in izhodne pošte podjetja.
Podjetje ODOS je točno zaradi olajšanja celotnega zajema in arhiviranja dokumentov, v svojem programu stvarila modul za arhiviranje – MODUL VIP. Omogoča lažji in enostavnejši pregled vseh dokumentov in poenostavi njihovo evidentiranje in shranjevanje.
Kaj so in zakaj potrebujemo notranja pravila?
Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) ureja veljavnost oziroma dokazano vrednost gradiva, dostop do arhivskega gradiva v različnih arhivih ter tudi pogoje za njegovo uporabo, varstvo zasebnega in javnega arhivskega gradiva, zapisane naloge javne arhivske službe in nadzor nad izvajanjem tega zakona in sprotno tudi predpisov, ki so izdani na njegovi podlagi.
Vedno bolj je razvidno, da je tiskanje in ročno pisanje ter ročno izpolnjevanje takšnih dokumentov zamudno delo in definitivno ni rešitev za poslovanje. Kvečjemu je to samo nastali dodatni problem.
Papirji zavzemajo veliko prostora saj so shranjeni v fasciklih, evidentiranje teh dokumentov je kaotično v najboljšem primeru, itd.
Hitro lahko pride do prenasičenosti vseh papirjev in posledično za njim pride pomanjkanje prostora v pisarni.
Sprejeta notranja pravila dajo našim partnerjem vedeti, da podjetje posluje in deluje v skladu z zakonodajo. Po drugi plati pa tako zaposleni dobijo jasna navodila ter usmeritve, kjer prepoznajo svojo vlogo v poslovanju v podjetju. Na dolgi rok to ne pomeni nič več kot transparento poslovanje.
K transparentnemu poslovanju bi morala strmeti vsa podjeta.
Ker vemo, da je proces določanja notranjih pravil zelo zamudno delo je tukaj omenjen program ODOS, ki ima modul VNP-ODOS (Vzorčna notranja pravila)
Modul VNP-ODOS omogoči lažje poslovanje in določanje vseh notranjih pravil, se sprotno posodablja v skladu z zakonom, da ostanete na tekočem že kar preko aplikacije. Tako imajo tudi vsi zaposleni jasno in razvidno določene vloge v podjetju in katerih pravil se je potrebno držati.
Drug vidik, precej bolj poslovno organizacijski, pa je postavitev nedvoumnih standardov pri ravnanju s tako dokumentacijo, kjer vsak zaposleni dobi jasna navodila ter usmeritev in prepozna svojo vlogo v verigi odgovornega poslovanja, ki na dolgi rok ne pomeni nič drugega kot kakovostno in transparentno poslovanje, k čemur bi morali stremeti prav vsi.
Torej v poslovanje podjetja je potrebno uvesti kar nekaj poslovnih procesov. Danes ste prebrali o enih izmed 3 glavnih. Izvedli ste kaj je pojem potni nalogi in zakaj jih izpolnjujemo, kaj je arhiviranje in njegov pomen ter kaj so notranja pravila in zakaj jih potrebujemo.